Chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con tại Việt Nam – Thời điểm và thủ tục cần lưu ý

thu tuc chuyen doi van phong dai dien nuoc ngoai thanh cong ty con tai viet nam

Chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con tại Việt Nam – Thời điểm và thủ tục cần lưu ý

Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào năm 2007, hàng ngàn nhà đầu tư nước ngoài đã vào Việt Nam dưới hình thức văn phòng đại diện như một bước thử nghiệm. Cho đến nay, mặc dù có nhiều lợi thế, mô hình văn phòng đại diện nước ngoài đã không còn đáp ứng được kỳ vọng kinh doanh ban đầu và cần được chuyển đổi thành công ty con.

VIVA xin chia sẻ những tình huống và tư vấn một số thủ tục cần lưu ý dựa trên kinh nghiệm và giải pháp thực tiễn mà chúng tôi đã cung cấp cho hàng ngàn trường hợp liên quan đến Văn phòng đại diện nước ngoài và công ty con tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực tiếp của công ty mẹ từ nước ngoài, là văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, v.v… Người nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể xin giấy phép lao động và visa nhập cảnh nhiều lần có thời hạn hai năm (thẻ tạm trú) cho bản thân và gia đình tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện có thể tăng cường và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ và  rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh những rủi ro từ các thủ tục tuân thủ tại địa phương như: không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết.

Xem thêm: Tại sao chọn mô hình VPĐD nước ngoài tại Việt Nam? – Quyền lợi và các nghĩa vụ cơ bản

Tại sao thành lập văn phòng đại diện nước ngoài không còn là một phương án hiệu quả?

  • Không thể trực tiếp thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận ở Việt Nam. Không được thực hiện bất kỳ hoạt động sinh lợi nào (Không kinh doanh thương mại, không cung cấp dịch vụ, không xuất nhập khẩu hàng hóa, không có hàng tồn kho, không hoạt động sản xuất…)
  • Không có tư cách pháp nhân, không được giao kết hợp đồng, không được sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi các thương nhân nước ngoài.
  • Thời gian hoạt động bị giới hạn trong mỗi 5 năm.
  • Không thể chuyển quyền sở hữu.
  • Không thể mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh.
  • Chỉ được chi tiêu trong phạm vi ngân sách duy nhất từ công ty mẹ chuyển vào, không được nhận thêm thu nhập từ bất kỳ nguồn nào khác.
  • Phải chịu thuế GTGT như người tiêu dùng cuối cho mọi chi phí hoạt động, phải kê khai nộp thuế TNCN, phí và lệ phí, và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

chuyen doi van phong dai dien nuoc ngoai thanh cong ty con vietnam

Tại sao nên thành lập công ty con / công ty chi nhánh tại Việt Nam?

I. Cơ hội kinh doanh hàng đầu tại Việt Nam

  • Sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ so với hơn 10 năm trước nhờ mở rộng quan hệ và việc cải cách chính sách. Việc gia nhập WTO là cánh cửa rộng mở cho quốc gia Đông Nam Á này bước vào sân chơi lớn toàn cầu.
  • Sau 10 năm gia nhập WTO, Việt Nam đã thu hút hơn 22.000 dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) với tổng số vốn đăng ký gần 300 tỷ đô la Mỹ (USD). Đặc biệt, nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới như Samsung, LG, Toyota, Honda và Canon đã chọn Việt Nam là nơi để đặt cơ sở sản xuất.
  • Việt Nam đã ký 12 hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương (FTA), hoàn tất đàm phán về Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – EU (EUFTA) và Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – Hàn Quốc (VKFTA), bao gồm các hiệp định thế hệ mới với các cam kết cao như Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP). Việt Nam cũng đang tiến hành đàm phán về bốn FTA khác, trong đó có Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực (RCEP), dự kiến sẽ trở thành FTA thế kỷ quy định tất cả các hoạt động thương mại của toàn khu vực ASEAN.
  • Các hiệp định này đang mở ra nhiều cơ hội cho Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn và mở rộng quan hệ thương mại tự do với 55 đối tác toàn cầu, trong đó có các đối tác thuộc nhóm G7 và 15 đối tác thuộc nhóm G20.
  • Tầm nhìn chiến lược 10 năm từ 2021 đến 2030 của Chính phủ Việt Nam lấy phát triển kinh tế làm trọng tâm, trong đó chú trọng vào cải cách thể chế, ưu tiên phát triển kinh tế tư nhân.

II. Quyền và cơ hội kinh doanh cho các nhà đầu tư khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

  • Được quyền thành lập công ty con / công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài / công ty chi nhánh tại Việt Nam để thực hiện mọi hoạt động kinh doanh như thương mại, sản xuất, dịch vụ… trực tiếp tại Việt Nam.
  • Không giới hạn thời gian hoạt động.
  • Mở tài khoản ngân hàng với số lượng không giới hạn, nhận và thanh toán trong và ngoài nước, chuyển lợi nhuận về nước.
  • Có đầy đủ tư cách pháp nhân và được hưởng mọi quyền lợi của đơn vị kinh doanh trong các quy định hành chính và kinh doanh dân sự như: quyền sở hữu tài sản, mở rộng đầu tư, mở chi nhánh mới, nhà máy mới, văn phòng mới, đầu tư vào doanh nghiệp khác, chuyển nhượng / bán một phần vốn, v.v…
  • Công ty con / Công ty chi nhánh tại Việt Nam được hưởng các ưu đãi về thuế như: hoàn thuế giá trị gia tăng, miễn thuế TNDN, miễn thuế đối với hàng hóa nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu trong nước, v.v…
  • Quyền bình đẳng cho cả nhà đầu tư trong và ngoài nước kinh doanh tại Việt Nam, theo một hệ thống Luật kinh doanh duy nhất, liên quan đến việc thành lập, tổ chức, tái cấu trúc, giải thể và áp dụng cho các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã.

 

Xem thêm:

Đầu tư ở Việt Nam – Ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp

Nên thành lập Chi nhánh hay Văn phòng đại diện cho một công ty nước ngoài?

Làm thế nào để chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con?

Thủ tục chuyển đổi văn phòng đại diện nước ngoài thành công ty con / công ty FDI tại Việt Nam gồm 2 giai đoạn:

Giai đoạn I:  Dừng hoạt động – giải thể – chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

03 bước chính cần thực hiện để giải thể một văn phòng đại diện:

  1. Thực hiện thủ tục thông báo giải thể tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để chấm dứt mọi nghĩa vụ mới phát sinh kể từ ngày giải thể. Việc hoàn tất bước này nhằm cho phép dừng hoặc chấm dứt các nghĩa vụ mới phát sinh, đặc biệt là các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh khác, đưa văn phòng vào trạng thái giải thể và chờ làm thủ tục. Thời gian thực hiện là 5 ngày làm việc.
  2. Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện hệ thống hồ sơ trong kinh doanh theo qui định hiện hành để cung cấp cho các cơ quan nhà nước có liên quan, làm thủ tục đối chiếu, xin giấy xác nhận hoàn tất mọi nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba, đặc biệt là thủ tục thanh lý hợp đồng lao động, nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng để đảm bảo rằng văn phòng đại diện không còn khoản nợ, nghĩa vụ nào khác trước khi được phép giải thể theo qui định. Trừ những lý do đặc biệt từ các cơ quan nhà nước có liên quan, thời gian thực hiện sẽ trong vòng 30 ngày làm việc.
  3. Sau khi thu xếp đạt được các giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba khác, tiến hành thủ tục đóng tài khoản ngân hàng, trả giấy phép văn phòng, trả con dấu như một bước hoàn tất cuối cùng của thủ tục giải thể. Đây là bước thủ tục hành chính cuối cùng của việc giải thể, sẽ được thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc.

Trong đó, Bước 2 là phức tạp nhất do thủ tục kiểm tra – quyết toán thuế. Các cán bộ thuế sẽ xem xét tất cả giao dịch chuyển tiền từ trụ sở chính, tất cả chi phí đã chi trả nhằm đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định về thuế và luật phòng – chống rửa tiền của địa phương. Theo đó, sẽ có 2 phương án xử lý:

  • Một là, văn phòng đại diện có thể cung cấp ngay mọi hồ sơ lưu trữ hiện có cho việc kiểm tra và có thể sẽ phát sinh phải nộp tất cả các khoản truy thu và phạt tiền theo quyết định của cơ quan thuế trước khi được cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Thông thường, đây là con số không được kiểm soát và số tiền phải nộp trong trường hợp này rất lớn.
  • Hai là, văn phòng đại diện cần cung cấp có kiểm soát: #001 chủ động thực hiện kiểm toán nội bộ các hồ sơ kinh doanh và các báo cáo tuân thủ theo quy định địa phương, #002 xác định những rủi ro và vướng mắc, #003 hoàn chỉnh hệ thống hồ sơ để quản lý các khoản phải nộp cuối cùng theo cách tối ưu – hợp lý – hợp pháp.

 

VIVA BCS cung cấp trọn gói dịch vụ thủ tục giải thể cho một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam bao gồm việc lập kế hoạch; soạn thảo thông báo và hồ sơ chính thức; hoàn thiện hồ sơ và báo cáo kinh doanh; sắp xếp các thủ tục về thuế…theo đó quý khách có thể đạt được giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách đơn giản với một ngân sách có thể dự tính trước.

Đăng Ký Tư Vấn

Xem thêm:

Thủ tục tuân thủ về Quản lý giấy phép cho VPĐD nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục đóng cửa – chấm dứt – giải thể hoạt động của VPĐD tại Việt Nam

Giai đoạn II: thành lập doanh nghiệp – công ty con tại Việt Nam.

05 bước chính cần thực hiện để thành lập công ty con / công ty FDI tại Việt Nam:

Bước 1/5: Tìm địa điểm có giấy tờ pháp lý rõ ràng để đặt trụ sở chính:

  • Không phải tất cả địa điểm, nhà riêng và cao ốc văn phòng đều có thể được sử dụng để đăng ký địa chỉ công ty.
  • Phải có hợp đồng thuê nhà/đất một cách chính thức và hợp pháp.

LƯU Ý: Có nhiều nhà đầu tư không thể xin giấy phép kinh doanh do hợp đồng thuê nhà/văn phòng không phù hợp, trong khi đã đầu tư ban đầu vào việc thiết kế thi công văn phòng và các cơ sở vật chất khác. Ngoài ra, quý khách có thể sử dụng địa chỉ văn phòng đại diện để đăng ký địa chỉ công ty sau khi làm thủ tục sửa đổi hợp đồng thuê đã ký.

Bước 2/5: Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ theo quy định:

  • Cần lập một checklist về danh mục các giấy tờ cần chuẩn bị.
  • Một số giấy tờ từ nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.
  • Trong một số trường hợp, một vài yêu cầu có thể được linh động.
  • Nhà chức trách có thể đánh giá khả năng chấp nhận hoặc từ chối dựa trên các giấy tờ đã nộp.

LƯU Ý: Quý khách cần nắm được danh sách và yêu cầu pháp lý của từng loại giấy tờ và chuẩn bị mọi thứ  chính xác ngay từ ban đầu. Một số tài sản từ văn phòng đại diện có thể được chuyển sang công ty dưới dạng vốn góp.

Bước 3/5: Xin giấy phép đầu tư và đăng ký kinh doanh:

  • Có thể mất vài tháng để xin được giấy phép kinh doanh các loại liên quan đến việc thành lập công ty con / công ty vốn đầu tư nước ngoài. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và phương thức đăng ký, quý khách có thể cần có một hoặc tất cả giấy phép sau: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép kinh doanh.
  • Quý khách cần theo dõi và trả lời bất kỳ yêu cầu hoặc phản hồi nào từ cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp cần thiết, quý khách có thể phải liên hệ với các cơ quan khác để được giải thích và phê duyệt…
  • Trong trường hợp hồ sơ của quý khách bị từ chối, quý khách phải tu chỉnh và nộp lại hồ sơ!

LƯU Ý: Thời gian xử lý hồ sơ có thể dao động từ 30 ngày đến 6 tháng. Đôi khi, thời gian này còn phụ thuộc vào năng lực – độ thạo nghề của người tư vấn. Theo đó có thể thu xếp trong vòng 5 đến 10 ngày nếu thực sự cần thiết.

chuyen doi van phong dai dien nuoc ngoai thanh cong ty con vietnam

Bước 4/5: Thủ tục tuân thủ ban đầu sau khi xin được giấy phép:

  • Khắc và đăng ký lưu hành sử dụng con dấu hợp pháp cho công ty con / công ty FDI.
  • Mở tài khoản vốn, tài khoản thanh toán và góp đủ vốn.
  • Khai thuế ban đầu, kê khai lao động.
  • Và hoàn tất tối thiểu 05 hạng mục tuân thủ khác cho một doanh nghiệp mới thành lập!

LƯU Ý: Không hoàn thành đúng các nghĩa vụ này, doanh nghiệp của quý khách sẽ không thể hoạt động! Một số nhà đầu tư đã bỏ qua các bước tuân thủ này và phải đối mặt với các khoản tiền phạt không hề nhỏ từ các cơ quan có thẩm quyền.

Bước 5/5: Quản lý các thủ tục tuân thủ định kỳ theo qui định địa phương:

  • Kê khai các loại thuế định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
  • Lập, đăng ký và quản lý hợp đồng lao động, bảng lương và bảo hiểm xã hội bắt buộc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
  • Thực hiện thủ tục tuân thủ cho người lao động nước ngoài hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
  • Và phải quản lý việc tuân thủ ít nhất 06 loại công việc khác theo qui định.

LƯU Ý: Cần kiểm soát việc thực hiện các thủ tục tuân thủ dựa trên hệ thống quản lý nội bộ và quy trình kiểm toán nội bộ. Việc tuân thủ nếu được làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp phòng ngừa được rất nhiều rủi ro về sau và tối ưu các chi phí tuân thủ phải nộp. Ngoài ra cũng cần lưu ý việc chuyển các quan hệ lao động từ văn phòng đại diện cho các nhân viên cũ là người Việt Nam và người nước ngoài lên công ty để tránh gián đoạn quyền lợi của người lao động. Đồng thời cũng cần lưu ý thủ tục chuyển giấy phép lao động – thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài từ văn phòng đại diện lên công ty mới.

 

Xem thêm:

Quản lý các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh cho một Doanh nghiệp tại Việt Nam

Thành lập và vận hành Doanh nghiệp tại Việt Nam

Sổ tay về thủ tục tuân thủ cho VPĐD nước ngoài tại Việt Nam


Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng nghìn khách hàng là các doanh nghiệp FDI và văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi luôn tự hào am hiểu sâu sắc các quy định kinh doanh tại địa phương và sẵn sàng với những giải pháp đột phá, theo cách may đo, vượt qua mọi giới hạn thông thường, giúp lường trước những rủi ro tiềm tàng, đảm bảo tối ưu hóa lợi ích và mong đợi của Quý khách trong từng dịch vụ.

Đăng Ký Tư Vấn

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi hoặc quan tâm nào liên quan đến văn phòng đại diện hoặc công ty FDI:

  • Tổng đài: 1800 1243
  • Điện thoại: (84-28) 7304 0455
  • Email: support@vivabcs.com.vn

 

VIVA Business Consulting.