Chấm Dứt Hoạt Động Văn Phòng Đại Diện – Hồ Sơ Và Thủ Tục Cần Thiết

chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Chấm Dứt Hoạt Động Văn Phòng Đại Diện – Hồ Sơ Và Thủ Tục Cần Thiết

Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện chỉ được coi là hợp lệ khi văn phòng hoàn tất mọi nghĩa vụ về kê khai và nộp thuế liên quan, sau đó được cơ quan thuế cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Đây thực sự là bước khó khăn và nhiều rủi ro nhất bởi vì phần lớn các văn phòng đại diện đều ít khi thu thập đầy đủ hoá đơn chứng từ cho các khoản chi phí đã thực hiện, cũng không chuẩn bị báo cáo thu chi theo mẫu… dẫn đến không thể chứng minh, giải trình được với thanh tra thuế, rơi vào “cảnh tình ngay lý gian”, nghĩa là thực tế có nhiều khoản đúng là chi phí của văn phòng nhưng lại không chứng mình được và bị coi là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

chấm dứt hoạt động văn phòng đại diệnCác trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

  1. Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài, văn phòng có thể chủ động làm thủ tục đóng cửa trước khi giấy phép hết hạn.
  2. Khi công ty mẹ chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
  3. Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
  4. Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
  5. Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
  6. Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, không còn đáp ứng một trong những điều kiện sau:
  • Thương nhân nước ngoài không được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  • Thương nhân nước ngoài hoạt động chưa đủ ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động mà thời hạn đó còn ít nhất hơn 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh:

1/ Hồ sơ 01 bộ, bao gồm (*):

  • Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
  • Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép.
  • Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
  • Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
  • Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

2/ Các lưu ý:

  • Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
  • Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện chỉ bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu và Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
  • Hồ sơ chỉ được coi là hợp lệ khi văn phòng hoàn tất mọi nghĩa vụ về kê khai và nộp thuế liên quan, sau đó được cơ quan thuế cấp giấy xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Đây thực sự là bước khó khăn và nhiều rủi ro nhất bởi vì phần lớn các văn phòng đại diện đều ít khi thu thập đầy đủ hoá đơn chứng từ cho các khoản chi phí đã thực hiện, cũng không chuẩn bị báo cáo thu chi theo mẫu… dẫn đến không thể chứng minh, giải trình được với thanh tra thuế, rơi vào “cảnh tình ngay lý gian”, nghĩa là thực tế có nhiều khoản đúng là chi phí của văn phòng nhưng lại không chứng mình được và bị coi là thu nhập chịu thuế TNCN. Căn cứ vào các qui định về quản lý thuế, về chống rửa tiền, cơ quan thuế có thể ra quyết định truy thu và phạt đối với những khoản không giải trình được, với số liệu luỹ kế nhiều năm, dẫn đến văn phòng có thể phải nộp một số tiền thuế và phạt rất lớn trước khi có được giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Trình tự, thủ tục giải quyết việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

  1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện hợp lệ (*) trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp giấy phép.
  2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
  3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
  4. Căn cứ vào quyết định cho chấm dứt hoạt động, văn phòng phải làm thủ tục huỷ con dấu tròn tại cơ quan công an.
  5. Ngoài việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại, thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
  6. Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện,  theo quy định của pháp luật.

Với kinh nghiệm tư vấn kinh doanh cho hơn 1000 công ty và văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam, Viva Business Consulting có khả năng tư vấn và thực hiện mọi yêu cầu từ phía khách hàng theo cách thực tế nhất. Chúng tôi giúp lường trước những rủi ro tiềm ẩn để khách hàng có thể đạt được kết quả cuối cùng một cách hiệu quả và đơn giản nhất.



error: Content is protected !!